为加强学院公文管理，使学院公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》等有关规定精神，特制定本办法。
第一条 学院的公文，是学院在教育教学及行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达学院党政部门决定、政策，指导、布置和商洽工作，请求和答复问题，报告和交流情况的重要工具。
第二条 公文管理工作包括公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第三条 公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、规范、及时、安全、保密。
第四条 学院办公室（党委办公室）负责学院公文处理与管理工作，并对学院其他部门的公文处理工作进行业务指导。
第五条 行文应遵循以下规则：
1．行文应当确有必要，注重效用，坚持少而精。
2．行文应当符合国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》。
3．学院一切对外行文一律由院办公室统一办理。
4．行文关系应根据各自的隶属关系和职权范围确定。
第六条 公文起草符合下列要求：
1．符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。
2．观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确。
3．开门见山，文字精炼，用语准确，篇幅简短，文风端正。
4．公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。
5．文种、格式使用正确。
第七条 公文校核。公文校核的基本任务是协助领导人保证公文的质量。
1．公文文稿送领导人审批之前，应当由院办公室进行校核。
2．文稿如需作较大修改，应当与原起草部门协商或请其修改。
3．已经领导人审批过的文稿，在印发之前应再作校核。经校核如需作涉及内容的实质性修改，须报原审批领导人复审。
第八条 公文须经相关领导人审批签发。凡以学院名义行文的，必须经院长签发（或党委书记代签）；凡以学院党委名义行文的，必须由党委书记签发（或党委副书记代签）；凡是院处室函件，必须由分管院长签发；联合发文，须经所有联署机关的分管院长会签。领导人签发公文，应当明确签署意见，并写上姓名和时间。
第九条 公文经起草、校核和领导审批签发后转入发文办理，发文办理包括公文的核发、登记、印制和分发等程序。
1．核发。办公室文秘人员在公文正式印发前，对公文的审批手续、文种、格式等进行复核，确定发文字号、分送单位和印制份数，并及时做好发文登记。
2．印制。负责印制的同志应当做到准确、及时、规范、安全、保密。学院对外行文一律由学院办公室统一印制。
3．分发。办公室文秘人员根据有关规定或者领导人批示将公文分发有关部门和领导人。
第十条 收文办理包括公文的签收、登记、拟办、分发、传阅、承办和催办等程序。
1．签收 收到有关公文应以签字或盖章的方式给发文方以凭据。签收公文应当逐件清点，如发现问题，应当及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施，急件应当注明签收的具体时间。
2．登记 公文办理过程中就公文的特征和办理情况进行记载。登记应当将公文标题、密级、发文字号、成文日期、主送机关、份数、收发文日期及办理情况逐项填写清楚。
3．拟办 办公室负责人对需要办理的公文提出办理意见，并提供必要的背景材料，送领导人批示。
4．请办 办公室根据授权或有关规定将需要办理的公文送请主管领导人批示或者主管部门研办。对需要两个以上部门办理的，应当指明主办部门。
5．分发 秘书部门根据有关规定或者领导人批示将公文分送有关领导人和部门。
6．传阅 秘书部门根据领导人批示或者授权，按照一定的程序将公文送有关领导人阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。
7．承办 主管部门对需要办理的公文进行处理。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应当直接答复呈文机关；凡涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理；必须报请上级机关审批的事项，承办部门应当提出处理意见并代拟文稿，一并送请上级机关审批。
8．催办 秘书部门对公文的承办情况进行督促检查。催办贯穿于公文处理的各个环节。对紧急或者重要公文应当及时催办，对一般公文应当定期催办，并随时或者定期向领导人反馈办理情况。
第十一条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。需要送请领导人阅批的传真文件，应当复制后办理。
第十二条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷），归档。不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。个人不得保存应当归档的公文。
第十三条 学院办公室以外的其他部门应归档的文书档案，平时应妥善保管，年终应集中整理造册，于次年3月底移交学院办公室。
第十四条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本院的主要工作情况，便于保管和利用。
第十五条 学院办公室文秘人员负责公文收发、审核、用印、归档和销毁。同时必须严格遵守保密制度。
第十六条 本暂行办法由学院办公室负责解释。
第十七条 本暂行办法自发布之日起施行。